Règlement concernant l'occupation et la location des infrastructures de la Commune d'Evere pour des activités culturelles

Article 1.

Le présent règlement régit l'utilisation des infrastructures communales pour des activités culturelles.

Article 2.

§1        Le présent règlement s'applique aux infrastructures communales suivantes:

• Espace Toots
• Salle Brel
• Espace Delahaut
• Salle du 1^er étage - Complexe sportif (uniquement pendant le week-end)

§2        Les salles sont gérées par l'Administration communale d'Evere, Département Education & Loisirs.

Article 3.

Les salles sont mises à la disposition d'associations et d'individus suivant les conditions de ce règlement.

§1        Associations : Les salles sont uniquement mises à la disposition des associations reconnues par le Collège des Bourgmestre et Echevins. Les associations qui reçoivent un subside structurel sont automatiquement agréées par l'administration communale. Toute autre association doit introduire un dossier indiquant les statuts ou la composition de son conseil d'administration, ainsi que ses objectifs. Pour les associations temporaires : le programme d'activité ainsi qu'une lettre de motivation.

§2        Individus : Les artistes peuvent louer la mezzanine et le hall de l'Espace Toots pour des expositions.

Article 4.

Une seule activité par jour et par salle est permise.

Les salles sont uniquement accessibles durant les jours et heures approuvés par le Collège des Bourgmestre et Echevins.

Le demandeur en est prévenu par écrit.

Article 5.

§1        Toute demande d'occupation doit être introduite auprès du Collège des Bourgmestre et Echevins.

Cette demande doit être introduite par lettre, par mail ou par fax. Si le planning des occupations le permet, une option téléphonique peut être prise. Si endéans les dix jours, aucune confirmation écrite n'est parvenue au Collège des Bourgmestre et Echevins, l'option sera supprimée.

§2        La demande d'occupation doit contenir : le titre de l'activité, le type d'activité prévue, la date et les heures d'occupation, les heures du technicien et le but de l'activité.

§3        Le Collège des Bourgmestre et Echevins décide de l'attribution des salles. La salle ne pourra être utilisée que lorsque le Collège des Bourgmestre et Echevins aura approuvé la demande et que le demandeur aura marqué son accord avec ce règlement et effectué le paiement anticipativement à l'occupation.

§4        Les demandes se font par saison (septembre-août), ainsi que sporadiquement.

Par saison : Une demande d'occupation sera envoyée aux demandeurs potentiels durant le mois d'août de l'année qui précède l'année de programmation.

Les demandes doivent parvenir à l'administration communale avant le 1^er octobre. Le planning de la saison suivante sera établi pour le 1^er novembre. Priorité est donnée aux activités organisées par les services communaux, la zone de police et le CPAS.

Sporadiquement : Les demandes envoyées en cours d'année seront traitées en fonction des disponibilités des salles, mais devront être introduites au moins un mois avant la date d'occupation. Seules les demandes introduites par un service communal feront exception, à condition que la salle et le personnel nécessaire soient disponibles.

Article 6.

Dans le cas d'une activité à but social ou philanthropique, le demandeur peut bénéficier d'un tarif réduit. Pour ce, il devra introduire une lettre de motivation au Collège des Bourgmestre et Echevins qui décidera seul d'attribuer ou non le tarif réduit.

Après l'activité, le demandeur devra fournir les documents prouvant que le profit de l'activité a été attribué au projet convenu endéans les 6 (six) semaines.

Dans le cas contraire, le tarif normal sera porté au compte du demandeur.

Article 7.

Chaque association reconnue peut bénéficier de la mise à disposition gratuite d'un espace communal pour y organiser une exposition, en collaboration avec le Collège et après accord de celui-ci, et ce, au maximum une fois par période de 2 ans.

L'Administration communale offrira le drink du vernissage, ainsi que l'impression de 100 cartons d'invitation mis à disposition de l'association sur demande (ceci s'ajoutant à la publicité communale éventuelle).

Pour ce qui concerne les vernissages organisés à l'Espace Toots (Hall), l'intervention financière de la commune est limitée à 200,00 €.

L'espace Delahaut ne pourra être occupé par chaque association qu'une fois sur 2 ans.

Article 8.

En cas d'annulation, le demandeur doit prévenir par écrit l'administration communale (département Education & Loisirs) au moins 30 jours calendrier avant la date d'effet projetée du contrat.

Dans le cas contraire, 25 % du montant de la location sera facturé. En cas de circonstances particulières, le Collège des Bourgmestre et Echevins peut s'écarter de cette règle.

Article 9.

Il est interdit de céder ou de sous-louer les infrastructures. Dans le cas contraire, le Collège des Bourgmestre et Echevins déterminera la sanction.

RESPONSABILITE ET DROITS D'AUTEURS

Article 10.

§1        Le demandeur est responsable de tout dommage porté au bâtiment ou au mobilier mis à disposition, ainsi que de tout dommage causé à un tiers, par lui-même ou par un tiers. Le demandeur est tenu de prendre une assurance « Responsabilité civile ». Il décidera seul de s'assurer contre le vol.

§2        L'administration communale décline toute responsabilité en cas de disparition ou de dégradation d'objets, appartenant au demandeur.

Article 11.

§1        Le demandeur doit se conformer aux prescriptions concernant les droits d'auteurs (SABAM), la rémunération équitable, si nécessaire, et les impôts indirects.

§2        Le demandeur doit se conformer aux prescriptions réglementaires de la police de sécurité.

§3        A chaque moment, le personnel et les autres utilisateurs doivent être traités avec  respect.

Article 12.

Le demandeur doit se conformer aux prescriptions réglementaires des pompiers.

Aucune sortie ne peut être bloquée.

Les extincteurs doivent être visibles à chaque moment.

Le demandeur est tenu de vérifier que le public se soumet au règlement.

Article 13.

Il est strictement interdit de fumer dans les salles.

Article 14.

Rien ne peut être affiché, peint ou cloué sur les fenêtres, les portes, les murs ou le sol du bâtiment loué.

Article 15.

Il est strictement interdit de dépasser le nombre de personnes autorisé par salle.

SPECIFICATIONS PAR SALLE

I. Espace Toots

Activités autorisées :

§1a      Salle: activités pour le public, représentations, concerts, projections de film, débats, journées d'études.

§1b      Hall : Expositions, réceptions.

La durée des expositions ne peut dépasser les 10 jours. Chaque association a le droit d'organiser un maximum de deux expositions par saison culturelle (de septembre à août) dans l'Espace Toots.

La Salle et le Hall peuvent être loués séparément.

Réceptions dans l'Espace Toots :

L'administration communale a signé une convention avec le concessionnaire de la Taverne Toots. Cela signifie que la Taverne Toots sert les boissons. L'organisateur a droit à 20 % du chiffre d'affaires pendant l'événement, TVA excluse. Si l'organisateur ne désire pas bénéficier de cette possibilité et préfère organiser lui-même le service boissons, il devra prévenir le concessionnaire de la Taverne Toots par lettre recommandée au plus tard trois mois avant le début de son activité.  Il choisira un brasseur qui livrera la marchandise sur place  et prouvera que ses prix, livraison incluse, sont plus avantageux que ceux proposés par le concessionnaire de la Taverne Toots.

Si tel est le cas, la taverne sera fermée et isolée du hall. Par ailleurs, le concessionnaire percevra un droit de bouchon de 1,24 €  sur chaque bouteille de vin de l'organisateur.

Boissons et nourriture sont interdites dans la salle de spectacle de l'Espace Toots, sauf si le Collège des Bourgmestre et Echevins en décide autrement.

Il est interdit de garer des véhicules sur l'esplanade devant l'Espace Toots.

L'Espace Toots est disponible durant toute l'année, sauf les jours fériés : Nouvel An, 2^ème jour de l'An, Pâques, lundi de Pâques, Fête du travail, Ascension, Pentecôte, Lundi de Pentecôte, Fête nationale, Assomption, Toussaint, Jour des Morts, Armistice, Noël, 2^ème jour de Noël.

Tarifs :

La cabine régie ne peut être utilisée que par le technicien de l'administration communale.

Le prix de la location comprend :

• la salle (228 m²) : 156 places assises (tribune mobile) + 40 places assises maximum
• l'utilisation des loges
• le chauffage
• l'électricité
• l'éclairage de base de la salle et du podium
• le matériel de base (tables, chaises, panneaux)
• l'aide d'un technicien pendant 4 heures maximum (les heures de présence devront être arrangées de façon univoque). Tout dépassement des 4 heures autorisées, entraînera une majoration du tarif de 25,00 € / heure.

II. Complexe sportif - 1^er étage

Activités autorisées : concerts, événements, fêtes

La salle est disponible chaque week-end, sauf les jours fériés ainsi que le week-end précédant le début des plaines de vacances de Pâques et de juillet - août.

La salle peut être louée pour un jour ou pour un week-end. Une seule activité est autorisée par week-end, sauf si le locataire du dimanche accepte d'utiliser la salle dans les conditions où le locataire du samedi l'aura laissée.

Le demandeur est responsable du nettoyage de la salle en ceci compris : vider les réfrigérateurs, balayer la salle, remettre les tables et chaises en place, nettoyer le comptoir.

Il est interdit de préparer des repas chauds dans la salle.

Tarifs :

Le prix de la location comprend :

• la salle (330 m²) : + 300 places assises
• le chauffage
• l'électricité
• le matériel de base : tables, chaises

III. Salle Brel

Activités autorisées : concerts, événements, fêtes, conférences, expositions.

L'usage du bar est, sauf pour les expositions, toujours inclus. Le demandeur s'occupe de son exploitation.

Le bar peut être loué séparément, à condition que la salle ne soit pas utilisée par des tiers.

Le personnel communal peut être demandé pour soutenir une activité, si l'activité a lieu en dehors des heures de travail de l'administration communale. En aucun cas, le personnel communal ne pourra exploiter le bar, servir ou débarrasser les tables.

Dans la location de la salle + du Marbre (bar), l'aide du personnel communal est inclus.

Tarifs :

Le prix de la location de la salle Brel comprend :

• la salle (190 m²) : 200 places assises
• le chauffage
• l'électricité
• le matériel de base : tables, chaises

Le prix de la location du Marbre comprend :

• la salle
• le chauffage
• l'électricité

IV. Espace Delahaut

Activités autorisées : expositions, événements, fêtes

L'espace utilisé pour une exposition est délimité par les piliers.

Les bibliothèques, la ludothèque et le local d'animation doivent rester visibles et aisément accessibles.

Le Collège des Bourgmestre et Echevins est seul décideur en cas de mise à disposition gratuite de la salle.

Le prix de la location comprend :

• la salle (662 m²)
• le chauffage
• l'électricité
• l'usage du bar
• le matériel de base : panneaux, tables et chaises

SANCTIONS

Article 16.

En cas de non-paiement, et après deux avertissements écrits, des sanctions peuvent être prises pouvant entraîner l'exclusion à l'accès aux infrastructures communales.

En cas de non-respect de ce règlement, des sanctions pouvant entraîner l'exclusion à l'accès aux infrastructures communales, peuvent être prises.

En cas de perte ou de détérioration du matériel mis à disposition, le prix coûtant de celui-ci sera porté au compte du demandeur.